Poste d'adjoint(e) à la direction générale

La Coopérative funéraire de l’Outaouais (ci-après « CFO »), située à Gatineau, se distingue par son approche humaine et le respect des valeurs d’entraide et d’intégrité. La Coopérative dessert les familles à même ses 6 centres de services à Hull, Gatineau (2), Buckingham, Thurso et St-André-Avellin. Elle est à la recherche d’une personne pour pourvoir à un poste de :

 

Adjoint(e) à la direction générale

 

Le rapport hiérarchique

L’adjoint(e) à la direction générale relève directement de la directrice générale.

 

Son mandat

La personne titulaire de ce poste assume diverses tâches administratives, de secrétariat et de gestion de projet auprès de la directrice générale et de la directrice, relation avec les employés et développement organisationnel.

Elle appuie ces dernières dans la planification et l'organisation des activités de la Coopérative funéraire de l’Outaouais (CFO) et assure le suivi des opérations qui en découlent.

Elle assure la liaison entre les employés, les membres et divers partenaires.

Dans le cadre de ses fonctions, l’adjointe à la direction générale est appelé à travailler de façon régulière avec de l'information stratégique et des dossiers de nature confidentielle (ressources humaines, finances, dossiers du conseil d’administration, etc.).

Elle doit en tout temps faire preuve d'une grande autonomie, de jugement, d'initiative, de diplomatie, de discrétion et chercher à innover dans l'utilisation des nouvelles technologies.

 

Ses devoirs et responsabilités de base

 

Soutien administratif et de secrétariat

 

  • Rédige des rapports, des lettres et d’autres documents pour la direction générale.

  • En l’absence de la directrice générale, assure les suivis des messages téléphoniques, courriels et toute autre correspondance.

  • Coordonne et prépare la documentation pour les réunions du conseil d’administration et des comités.

  • Est responsable de la convocation, de la logistique et de la préparation de diverses réunions. Rédige les procès-verbaux ou les comptes rendus et met au point un système afin d’assurer le suivi des réunions.

  • Effectue au besoin divers travaux, démarches ou autres interventions pour le compte des administrateurs de la Coopérative.

  • Assiste la direction générale et la directrice des relations avec les employés et développement organisationnel dans la gestion du service des ressources humaines.

  • Administre et supervise les tests aux candidat(e)s dans le cadre de la dotation de poste.

  • Rédige diverses correspondances aux ressources humaines.

  • Assure les suivis de la correspondance auprès du syndicat et offre un soutien administratif dans l’organisation des réunions du comité de relation de travail.

  • Utilise un ordinateur, des chiffriers, des logiciels de traitement de texte, de bases de données, un logiciel de gestion de relation avec la clientèle, et de PowerPoint pour rédiger et préparer des lettres, des rapports et des documents.

  • Organise des systèmes de classement et d’archives et tient à jour le classement de la direction générale.

  • Est responsable de l’agenda et de la logistique de diverses réservations telles qu’hôtel, transport, etc. de la directrice générale et des cadres.

  • Produit divers rapports d’analyses.

  • Accomplit toute autre tâche connexe que peut lui confier son supérieur.

     

 Services aux membres et développement des affaires

  • Produit les rapports statistiques des sondages de satisfaction des membres.

  • Assiste la direction, services aux membres et développement des affaires dans la gestion du site Web et assure les suivis des demandes d’information des clients.

  • Coordonne la production de la Revue Profil (collaboration avec FCFQ).

  • Coordonne les activités de vie associative.

  • Participe à la gestion du traitement des nouveaux membres.

 

 

 

 

Autres responsabilités

  • Assure la mise en place du programme de reconnaissance des membres du conseil d’administration et des employés.

  • Donne à l’occasion, un appui à la réception et à l’accueil.

  • Accomplit toute autre tâche connexe que peut lui confier son supérieur.

     

     

Compétences et qualités essentielles :

  • Bon sens de l’organisation.

  • Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités.

  • Aptitude marquée à travailler en équipe.

  • Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles.

  • Tact et diplomatie.

  • Discrétion.

 

Exigences et qualifications :

  • Diplôme en secrétariat ou bureautique ou l’équivalent. 

  • Combinaison de formation et d’expérience dans un poste similaire équivalent à cinq (5) ans.

  • Excellente maîtrise du français oral et écrit.

  • Excellentes connaissances en informatique : traitement de texte, chiffriers, base de données, présentations PowerPoint.

  • Connaissance de l’anglais (atout).

  • L’expérience dans le domaine funéraire et/ou l’expérience dans un milieu coopératif ou associatif (atout).

     

    Échelle salariale : 47 745 $ - 59 945 $

 

 

Salon de la planification successorale